Legalny pobyt cudzoziemca w Polsce i możliwość legalnego wykonywania przez niego pracy to dwa odrębne zagadnienia. W przypadku obywateli Ukrainy rozróżnienie to nabrało szczególnego znaczenia po zmianach obowiązujących od 5 marca 2026 r.
Tego dnia weszła w życie ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 203). Wbrew temu, co mogłaby sugerować nazwa aktu, ustawodawca nie zakończył jednocześnie wszystkich szczególnych rozwiązań dotyczących obywateli Ukrainy. Część dotychczasowych regulacji wygaszono, część zastąpiono rozwiązaniami systemowymi, przewidziano również przepisy przejściowe.
Dla pracodawcy zatrudniającego obywateli Ukrainy istotne jest zatem nie tylko ustalenie legalności pobytu pracownika, ale także podstawy jego dostępu do rynku pracy oraz obowiązków związanych z zatrudnieniem.
Legalny pobyt nie oznacza jeszcze prawa do wykonywania pracy
Legalizacja pobytu dotyczy podstawy, na której cudzoziemiec może legalnie przebywać na terytorium Polski. W zależności od jego sytuacji może nią być m.in. wiza, zezwolenie na pobyt czasowy lub stały, pobyt w ramach ruchu bezwizowego albo korzystanie z ochrony czasowej.
Odrębną kwestią jest możliwość wykonywania pracy. W zależności od obywatelstwa i sytuacji prawnej cudzoziemca może być wymagane zezwolenie na pracę albo zastosowanie może znaleźć przewidziane ustawą zwolnienie z obowiązku jego uzyskania.
Nie należy przy tym utożsamiać legalizacji pracy z zezwoleniem na pobyt czasowy i pracę. Jest ono jednym z przewidzianych prawem instrumentów, który w określonych przypadkach łączy kwestie pobytowe z możliwością wykonywania pracy, ale nie stanowi jedynej podstawy legalnego zatrudnienia cudzoziemca.
Legalność pobytu nie przesądza zatem o legalności wykonywania pracy. Każda z tych kwestii wymaga ustalenia właściwej podstawy prawnej.
Co zmieniło się 5 marca 2026 r. w sytuacji obywateli Ukrainy?
Specustawa ukraińska została przyjęta w 2022 r. jako odpowiedź na nadzwyczajną sytuację wywołaną wojną i masowym napływem osób uciekających z Ukrainy. Rozwiązania wprowadzane w kolejnych latach miały w znacznej części charakter szczególny i czasowy.
Wejście w życie nowych przepisów 5 marca 2026 r. nie oznaczało jednak zakończenia ochrony czasowej. Obywatele Ukrainy posiadający PESEL ze statusem UKR mogą legalnie przebywać w Polsce do 4 marca 2027 r.
Ochrona czasowa jest szczególną formą ochrony przysługującą osobom masowo przemieszczonym, które nie mogą bezpiecznie powrócić do państwa pochodzenia. Status UKR jest natomiast oznaczeniem w rejestrze PESEL związanym z korzystaniem z tej ochrony w Polsce.
31 sierpnia 2026 r. kto musi potwierdzić tożsamość, aby zachować status UKR?
Nie wszyscy obywatele Ukrainy posiadający status UKR znajdują się obecnie w takiej samej sytuacji. Odrębnie należy potraktować osoby, którym numer PESEL ze statusem UKR nadano na podstawie oświadczenia o danych osobowych, bez okazania ważnego dokumentu podróży.
Osoby te powinny do 31 sierpnia 2026 r. potwierdzić swoją tożsamość w urzędzie gminy poprzez okazanie ważnego dokumentu podróży. Niedopełnienie tego obowiązku w przewidzianym terminie wiąże się z utratą statusu UKR, a tym samym ochrony czasowej związanej z tym statusem.
Utrata statusu UKR przez pracownika może mieć bezpośrednie znaczenie dla oceny legalności jego dalszego pobytu i zatrudnienia. W takim przypadku należy ustalić, czy cudzoziemiec posiada inną podstawę legalnego pobytu oraz na jakiej podstawie może nadal wykonywać pracę.
Termin 31 sierpnia nie oznacza przy tym konieczności ponownej weryfikacji wszystkich zatrudnionych obywateli Ukrainy. W pierwszej kolejności należy ustalić, których pracowników rzeczywiście dotyczy obowiązek potwierdzenia tożsamości.
Ochrona czasowa a prawo do pracy. Jakie obowiązki ma pracodawca?
Beneficjent ochrony czasowej może wykonywać pracę w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Nie oznacza to jednak braku obowiązków po stronie podmiotu powierzającego pracę.
Pracodawca ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Powiadomienie składane jest elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, do urzędu właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę.
Niedopełnienie obowiązku powiadomienia nie jest wyłącznie uchybieniem formalnym. Przepisy przewidują za naruszenie tego obowiązku odpowiedzialność wykroczeniową i karę grzywny.
Uproszczony dostęp do rynku pracy nie został zatem zniesiony wraz ze zmianą przepisów 5 marca 2026 r. Zmieniła się natomiast jego podstawa prawna. Mechanizm powiadomienia został powiązany z korzystaniem z ochrony czasowej, a nie wyłącznie z posiadaniem obywatelstwa ukraińskiego.
Brak statusu UKR nie zawsze oznacza również konieczność uzyskania zezwolenia na pracę. Przepisy przejściowe przewidują, że przez trzy lata od wejścia w życie ustawy, a więc do 4 marca 2029 r., obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce, którzy nie korzystają z ochrony czasowej, mogą wykonywać pracę na zasadach przewidzianych dla osób objętych tą ochroną, na podstawie powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy.
Sama odpowiedź na pytanie, czy pracownik posiada status UKR, nie wystarcza zatem do oceny legalności zatrudnienia. Konieczne jest ustalenie jego podstawy pobytowej oraz przepisów określających dostęp do rynku pracy w konkretnej sytuacji.
Co z pracownikami zatrudnionymi przed 5 marca 2026 r.?
Wejście w życie nowych regulacji nie spowodowało konieczności ponownego dopełniania wszystkich formalności wobec obywateli Ukrainy prawidłowo zatrudnionych przed zmianą przepisów.
Jeżeli pracodawca przed 5 marca 2026 r. zatrudniał obywatela Ukrainy na podstawie prawidłowo dokonanego powiadomienia, samo wejście w życie ustawy z 23 stycznia 2026 r. nie powodowało obowiązku dokonania kolejnego powiadomienia.
Przy ocenie sytuacji konkretnego pracownika znaczenie może mieć zatem zarówno jego obecny status prawny, jak i moment rozpoczęcia zatrudnienia oraz podstawa, na której praca była wykonywana przed 5 marca 2026 r.
W ramach jednego przedsiębiorstwa sytuacja prawna poszczególnych obywateli Ukrainy może więc wymagać oceny na podstawie różnych regulacji, w tym przepisów przejściowych.
Jakie ryzyka może powodować nieprawidłowy kod PKD?
Nieprawidłowy albo nieaktualny kod PKD może utrudniać bieżącą działalność przedsiębiorcy, w szczególności przy przetargach, dotacjach, pomocy publicznej, zezwoleniach, koncesjach lub procedurach administracyjnych.
W przypadku spółek istotna jest także spójność danych ujawnionych w REGON, KRS oraz dokumentach korporacyjnych. Rozbieżności w tym zakresie mogą rodzić wątpliwości co do faktycznego przedmiotu działalności przedsiębiorcy.
Zmiana stanowiska, umowy lub wynagrodzenia. Kiedy trzeba ponownie zawiadomić PUP?
Prawidłowe dokonanie powiadomienia przy rozpoczęciu pracy nie zamyka kwestii legalności zatrudnienia na cały okres współpracy.
Ponowne powiadomienie PUP jest wymagane m.in. w przypadku zmiany rodzaju umowy, stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, zmniejszenia wymiaru czasu pracy albo liczby godzin oraz obniżenia miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia. Termin na dokonanie powiadomienia wynosi 7 dni od wystąpienia danej zmiany.
Ma to praktyczne znaczenie przy decyzjach kadrowych, które w przypadku innych pracowników mogą być rozpatrywane przede wszystkim na gruncie prawa pracy np. przy zmianie stanowiska, zakresu obowiązków lub warunków zatrudnienia. W przypadku cudzoziemca konieczna jest dodatkowo ocena, czy zmiana wpływa na obowiązki związane z legalnością wykonywania pracy.
Co pracodawca powinien zweryfikować w 2026 r.?
Błędem byłoby traktowanie wszystkich zatrudnionych obywateli Ukrainy jako jednej kategorii prawnej. Jeden pracownik może korzystać z ochrony czasowej, inny posiadać odmienny tytuł pobytowy, a jeszcze inny kontynuować zatrudnienie rozpoczęte na podstawie przepisów obowiązujących przed 5 marca 2026 r.
Ocena legalności zatrudnienia powinna więc uwzględniać sytuację konkretnej osoby: podstawę jej pobytu, podstawę dostępu do rynku pracy, moment rozpoczęcia zatrudnienia oraz ewentualne zastosowanie przepisów przejściowych.
Weryfikacja tych okoliczności nie powinna ograniczać się wyłącznie do momentu zawarcia umowy. Zmiana statusu pobytowego pracownika lub warunków wykonywania pracy może wymagać ponownej oceny obowiązków pracodawcy.
Obecnie szczególnej uwagi wymagają osoby posiadające PESEL UKR, którym numer nadano bez okazania ważnego dokumentu podróży. Termin na potwierdzenie ich tożsamości upływa 31 sierpnia 2026 r.
Legalizacja pobytu i pracy wymaga indywidualnej oceny
Przepisy dotyczące pobytu i wykonywania pracy przez cudzoziemców tworzą system, w którym znaczenie ma nie tylko posiadany dokument czy status, ale również podstawa prawna, z której wynikają konkretne uprawnienia. W praktyce podobna sytuacja dwóch osób może więc prowadzić do odmiennych konsekwencji prawnych, zależnie od ich statusu pobytowego, momentu jego uzyskania czy podstawy wykonywania pracy.
Z tego względu w sprawach dotyczących legalizacji pobytu i pracy istotna jest ocena konkretnego stanu faktycznego, zwłaszcza gdy dochodzi do zmiany statusu cudzoziemca, podstawy jego pobytu lub okoliczności związanych z zatrudnieniem.
Sprawy dotyczące legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców wymagają każdorazowo oceny indywidualnej sytuacji oraz właściwej podstawy prawnej. Kancelaria Prawna Tywoniuk & Skórska świadczy pomoc prawną w tym obszarze zarówno na rzecz cudzoziemców, jak i podmiotów powierzających im pracę od kwestii związanych z legalizacją pobytu i dostępem do rynku pracy po ocenę prawidłowości zatrudnienia.
