Założenie spółki to kluczowy krok na drodze do prowadzenia własnego biznesu. Wybór odpowiedniej formy prawnej, poprawne wypełnienie dokumentów i dopełnienie formalności może wydawać się skomplikowane, ale odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć błędów i usprawnić cały proces.
W poniższym przewodniku przedstawiamy, jak krok po kroku założyć spółkę i na co zwrócić szczególną uwagę.
Krok 1: Wybór formy prawnej – jaka spółka będzie najlepsza?
Pierwszym krokiem w procesie zakładania spółki jest wybór odpowiedniej formy prawnej. To od niej zależą m.in. kwestie podatkowe, odpowiedzialność wspólników oraz sposób funkcjonowania firmy.
Najpopularniejsze rodzaje spółek w Polsce to:
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
- Najczęściej wybierana forma przez przedsiębiorców.
- Wspólnicy nie odpowiadają prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki.
- Minimalny kapitał zakładowy: 5 000 zł.
- Możliwość rejestracji online w systemie S24.
- Spółka komandytowa
- Dobra opcja dla osób, które chcą połączyć aktywne zarządzanie biznesem z inwestorem pasywnym.
- Jeden ze wspólników (komplementariusz) ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania spółki, a drugi (komandytariusz) odpowiada do wysokości wniesionego wkładu.
- Od 2021 roku spółki komandytowe podlegają opodatkowaniu CIT, co wpłynęło na ich popularność.
- Spółka akcyjna (S.A.)
- Przeznaczona głównie dla dużych biznesów planujących pozyskiwanie kapitału od inwestorów.
- Minimalny kapitał zakładowy: 100 000 zł.
- Skomplikowany proces rejestracji i zarządzania, wymagający pełnej księgowości.
- Prosta spółka akcyjna (P.S.A.)
- Nowoczesna forma spółki, która łączy zalety spółki z o.o. i akcyjnej.
- Minimalny kapitał zakładowy: tylko 1 zł.
- Możliwość rejestracji online i elastyczne zasady funkcjonowania.
Wybór odpowiedniej formy spółki powinien być dostosowany do profilu działalności, strategii finansowej oraz skali planowanego biznesu.
Krok 2: Rejestracja spółki w KRS – jak uniknąć błędów?
Po wyborze formy prawnej konieczna jest rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W zależności od rodzaju spółki, rejestracji można dokonać na dwa sposoby:
- Elektronicznie – przez system S24
- Dotyczy spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej oraz spółki jawnej i komandytowej.
- Szybsza forma rejestracji, ponieważ umowa spółki sporządzana jest na podstawie gotowego wzoru.
- Wymaga podpisu elektronicznego (np. ePUAP, kwalifikowany podpis).
- Tradycyjnie – poprzez umowę w formie aktu notarialnego
- Konieczne dla spółek akcyjnych oraz tych, które wymagają niestandardowych zapisów w umowie.
- Dokumenty składane są do sądu rejestrowego, co wydłuża proces rejestracji.
Do wniosku o rejestrację spółki należy dołączyć:
- Umowę spółki,
- Oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego,
- Listę wspólników (dla spółek z o.o.),
- Opłatę sądową (250-600 zł w zależności od trybu rejestracji).
W przypadku błędów w dokumentach sąd może wezwać do ich poprawienia, co wydłuża proces rejestracji. Warto więc skorzystać z pomocy specjalistów, aby uniknąć problemów.
Krok 3: Umowa spółki – kluczowe zapisy, które muszą się tam znaleźć
Umowa spółki to dokument, który określa zasady funkcjonowania firmy. Jej treść różni się w zależności od rodzaju spółki, ale w każdej powinny znaleźć się następujące elementy:
- Nazwa i siedziba spółki – powinna być unikalna i możliwa do zarejestrowania.
- Przedmiot działalności (PKD) – określenie, w jakiej branży będzie działać spółka.
- Wysokość kapitału zakładowego – w przypadku spółki z o.o. minimum 5 000 zł, dla spółki akcyjnej 100 000 zł.
- Podział udziałów między wspólnikami – określenie, kto posiada jakie prawa i obowiązki.
- Zasady reprezentacji i podejmowania decyzji – kluczowe dla sprawnego zarządzania firmą.
W przypadku bardziej skomplikowanych struktur wspólników warto dodać szczegółowe zapisy dotyczące podziału zysków, sposobu podejmowania decyzji czy zasad wprowadzania nowych udziałowców.
Krok 4: Rejestracja w ZUS i Urzędzie Skarbowym
Po uzyskaniu wpisu do KRS należy dokonać dodatkowych rejestracji:
- Zgłoszenie do ZUS – spółka musi zarejestrować się jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne.
- Rejestracja do VAT (jeśli dotyczy) – jeśli spółka będzie płatnikiem VAT, konieczne jest złożenie formularza VAT-R.
- Uzyskanie numeru REGON i NIP – nadawane są automatycznie po rejestracji w KRS, ale warto sprawdzić ich poprawność.
Podsumowanie
Zakładanie spółki to proces, który wymaga starannego planowania i znajomości procedur prawnych. Kluczowe kroki to:
- Wybór odpowiedniej formy prawnej, dostosowanej do potrzeb działalności.
- Rejestracja w KRS, która może odbyć się elektronicznie lub w formie tradycyjnej.
- Sporządzenie umowy spółki, zawierającej wszystkie niezbędne zapisy.
- Dopełnienie formalności podatkowych i ubezpieczeniowych, aby spółka mogła legalnie rozpocząć działalność.
Dzięki dokładnemu przygotowaniu i znajomości procedur proces rejestracji spółki może przebiec sprawnie i bez komplikacji. Jeśli masz wątpliwości, warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub kancelarii prawnej, aby uniknąć błędów, które mogą opóźnić start biznesu.
Chcesz założyć spółkę szybko i bez zbędnych formalności? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces krok po kroku.
