Jednym ze sposobów wszczęcia postępowania administracyjnego jest inicjacja przez organ administracyjny z urzędu. Organ ten musi działać zgodnie z przepisami prawa, w granicach swojej właściwości oraz w ramach przysługujących mu uprawnień. Ważne jest również, aby sprawdzić możliwość prowadzenia jednego postępowania dla kilku spraw jednocześnie.
Przekazanie sprawy właściwemu organowi
Jeżeli organ, który wszczął postępowanie, okaże się niewłaściwy, ma obowiązek przekazać sprawę organowi właściwemu.
Przyczyny wszczęcia postępowania z urzędu
Podkreśla się, że postępowanie może być wszczęte tylko w sprawie indywidualnej, rozpatrywanej w formie decyzji administracyjnej. Powód wszczęcia postępowania może wynikać z różnych źródeł, takich jak:
– Własne informacje organu,
– Telewizja,
– Radio,
– Podania przekazane przez inne organy,
– Inicjatywy organu nadzoru lub sądu,
– Kontrola wewnętrzna,
– Anonimy.
Zawiadomienie stron postępowania
Organ administracyjny ma obowiązek ustalenia wszystkich osób posiadających interes prawny w sprawie oraz zawiadomienia ich o wszczęciu postępowania. Powinien także zapewnić czynny udział stron na każdym etapie postępowania. Forma zawiadomienia może różnić się w zależności od przepisów, np.:
– Dowolna pierwsza czynność organu na zewnątrz,
– Zawiadomienie,
– Postanowienie,
– Publiczne ogłoszenie o wszczęciu postępowania.
Zgoda strony na kontynuowanie postępowania
Jeżeli postępowanie może być wszczęte tylko na wniosek strony, ale istnieją przesłanki ważnego interesu, organ ma prawo wszcząć postępowanie z urzędu. Musi jednak uzyskać zgodę strony na kontynuowanie postępowania. Oświadczenie woli strony musi być:
– Wyraźne,
– Jednoznaczne,
– Wyrażone na piśmie lub ustnie do protokołu,
– Podpisane przez stronę.
Brak odpowiedzi oznacza brak zgody na kontynuowanie postępowania. Przy pierwszej czynności skierowanej do strony, organ musi także przekazać informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO.
Data wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu
Przepisy nie regulują dokładnego momentu wszczęcia postępowania z urzędu. Uznaje się, że postępowanie zostaje wszczęte w momencie podjęcia pierwszej czynności, o której strona została zawiadomiona. Ma to szczególne znaczenie, gdy wszczęcie postępowania ma nastąpić w określonym terminie i może prowadzić do nałożenia na stronę obowiązków.
Obowiązek powiadomienia
Obowiązek powiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego z urzędu oraz o jego zakresie jest kluczowy dla zapewnienia stronie pełnego udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. Ma to na celu umożliwienie stronie realizacji przysługujących jej uprawnień procesowych, wpływających na ustalenie stanu faktycznego i prawnego sprawy.
Zasada ta obowiązuje także w postępowaniach z urzędu inicjowanych przez podmioty mające status strony. Korespondencja wewnętrzna między organami oraz czynności przygotowawcze nie oznaczają wszczęcia postępowania.
